¿Qué libros y actas se deben inscribir en el Registro Mercantil?

Conforme al numeral 2 del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante – Entiéndase comerciante como toda aquella persona natural o jurídica que se ocupe de ejecutar alguna de las actividades que el código de comercio en su artículo 20 considera como mercantiles- inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

Siendo esto así, de acuerdo con el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio (Modificado por el artículo 175 del Decreto 019 del 2012), los libros que deben registrarse de manera obligatoria son; los libros de registros de socios para aquellas sociedades de responsabilidad limitada y afines, libros de registro de accionistas para las sociedades por acciones, como la Sociedad por Acciones Simplificada -SAS-, Sociedad Anónima -SA-, Sociedad en Comandita por Acciones -SCA- y los libros de actas de asamblea o juntas de socios.

Respecto al registro de actas, conforme al artículo 28 del Código de Comercio, se deben registrar aquellas que contienen nombramientos o modificaciones en los órganos de administración, cuando se reforman estatutos, cuando las sociedades deciden abrir sucursales o agencias, cuando se aprueba disolución o liquidación de sociedad. En lo que concierne a las Entidades Sin Ánimo de Lucro -ESAL- se deberán inscribir, los libros de registros de los asociados y actas del máximo órgano social.

Ahora bien, la inscripción de los libros en el registro mercantil trae ciertos beneficios a nivel comercial y judicial como los siguientes; primero, en materia tributaria los libros del contribuyente constituyen prueba a favor, siempre que se lleven en debida forma y a nivel comercial se les atribuye plena prueba en el orden judicial y extrajudicial. Segundo, los libros de comercio inscritos en el registro mercantil están dotados del efecto de oponibilidad. Tercero, cuando el comerciante inscribe libros de comercio puede pertenecer al Círculo de Afiliados y disfrutar de sus beneficios. Cuarto, tener inscrito el libro de actas facilita la inscripción de los actos en ellas contenidos. Por otro lado, los actos inscritos en el Registro Mercantil o en el Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro adquieren el efecto de la oponibilidad, es decir, los efectos jurídicos que cause el documento se extienden a terceros (personas ajenas a quienes suscribieron el acta o documento).

Finalmente, es importante tener en cuenta que, entre las consecuencias de no registrar las actas y libros, se encuentran, estar incumpliendo con sus obligaciones como comerciante y como entidad sin ánimo de lucro, lo cual, puede implicar sanciones por parte de las diferentes entidades de control, inspección y vigilancia, esto por un lado y por otro, las actas y documentos no inscritos no tienen efectos legales frente a terceros.