Todo lo que un empresario debe saber acerca del Registro Único de Beneficiarios Finales

GENERALIDADES SOBRE EL REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS FINALES Y EL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS SIN PERSONERÍA JURÍDICA

Desde hace un poco más de un año, en el entorno tributario del país, escuchamos hablar del Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB, que fue creado bajo la reforma tributaria del 2021 a través de la Ley 2155, creación fundamentada con el propósito general de contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal. Sin embargo, dadas las novedades, actualizaciones, nuevas obligaciones y responsabilidades en materia tributaria que ha tenido nuestro país en los últimos años, es apenas lógico que a la fecha los empresarios desconozcan las implicaciones de este registro.

Son muchas las dudas que genera este tema, entre otras, comúnmente surgen inquietudes sobre ¿qué es el RUB?, ¿qué obligaciones y/o responsabilidades genera?, ¿quiénes están obligados a ello?, ¿cuándo se debe cumplir con estas obligaciones?, ¿qué son las entidades sin personería jurídica - ESPJ?

Iniciemos definiendo el RUB, en pocas palabras, es un registro que recopila la información sobre los beneficiarios finales de todas las personas jurídicas y/o entidades sin personería jurídica o similares. Dicho registro hace parte integral del Registro Único Tributario – RUT. Pero ¿qué son los beneficiarios finales?

El articulo 631 – 6 del Estatuto Tributario Nacional define los beneficiarios finales como las personas naturales que finalmente posean o controlen de manera directa o indirecta a una estructura con o sin personería jurídica, de otra forma, se podría interpretar de manera general, que los beneficiarios finales son las personas naturales que se encuentran detrás de las sociedades o estructuras sin personerías jurídicas y que tienen control; contribuyendo a la toma de decisiones y/o recibiendo beneficios sobre los resultados obtenidos por dichas estructuras.

Ahora bien, la norma define tres condiciones dentro de las cuales se catalogan los beneficiarios finales, estas son:

1. Personas naturales que actúen directa o indirectamente de manera individual o conjunta y que sean titulares al menos del 5% del capital o derechos de voto de la entidad y/o que sea beneficiaria de al menos el 5% de los activos, rendimientos o utilidades de la mismas.

2. Ligado al punto anterior, la persona natural deberá, adicionalmente, ejercer individualmente o en conjunto, control directo y/o indirecto sobre la entidad por cualquier medio.

3. En caso de no cumplir con las características anteriores, se entenderá como beneficiario final al representante legal de la entidad o persona con mayor autoridad en relación a las funciones de gestión o dirección de la misma.

De otro modo, de la mano con el RUB, se crea el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ, el cual funciona como mecanismo para la identificación de las estructuras sin personería jurídica o similares que no ostenten la obligación de inscribirse en el RUT. Para entender dicho sistema, es necesario listar a las Estructuras Sin Personería Jurídica – ESPJ reglamentadas por la norma:

· Patrimonios autónomos constituidos mediante contrato de fiducia mercantil

· Contratos de colaboración empresarial, por ejemplo; entre otros: Cuentas en participación, joint ventures, consorcios, uniones temporales, administración delegada.

· Fondos de capital privado o inversión colectiva.

· Fondos de deuda pública

· Fondos de pensiones y cesantías.

En este sentido, cada ESPJ deberá inscribirse en el SIESPJ en los mismos plazos señalado para el registro del RUB, en consecuencia, en la inscripción deberá reportar toda la información referente a su constitución y naturaleza, donde se generará un número de identificación único para cada ESPJ. Esta inscripción deberá tramitarse y actualizarse por parte del administrador, representante, gestor o designado a través de los sistemas informáticos de la DIAN.

Definidos los conceptos principales, precisemos los obligados, las responsabilidades y la información a reportar a través del RUB:

En principio, se encuentran obligadas a cumplir con los reportes de información en el RUB todas las sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, los establecimientos permanentes, las ESPJ o similares que hayan sido creadas o que estén administradas en Colombia, o las ESPJ que se rijan por las normas nacionales, o las ESPJ que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia, al igual que las personas jurídicas extranjeras y ESPJ cuyo valor de los activos ubicados Colombia representen más 50% del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o ESPJ o similar, según sus estados financieros.

Viéndolo de otro modo, y según las disposiciones legales de la materia, las únicas entidades que no se encuentran obligadas a reportar información en el RUB son las siguiente:

· Entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas (con excepción de las sociedades de economía mixta) y las sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100% de su participación sea pública).

· Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internaciones acreditados por el Gobierno Nacional.

Hablando de las responsabilidades, los obligados deberán reportar la información sobre sus beneficiarios finales indicando:

· Tipo de documento

· Número de identificación y país de expedición

· Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición

· Nombres y apellidos

· Fecha y país de nacimiento

· País de nacionalidad

· Ubicación

· Criterios de determinación del beneficiario final

· Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica

· Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica,

· Estructura sin personería jurídica o similar

· Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición

· Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.

Es importante precisar que para las ESPJ los beneficiarios finales son las personas naturales que actúen como fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o posición similar o equivalente; Fiduciario(s) o posición similar o equivalente; Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente; Fideicomisario(s), beneficiario (s) o beneficiario(s) condicionado(s); y cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo/final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

En cuestión de plazos de reporte, teniendo en cuenta las fechas definidas en la Resolución 1240 del 28 de septiembre de 2022, las personas jurídicas y/o entidades sin personería jurídica o similares constituidas, creadas y/u obligas con fecha anterior al 01 de junio de 2023, deberán reportar la información sobre los beneficiarios finales, beneficiarios efectivos o beneficiarios reales en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB a más tardar hasta el próximo 31 de julio de 2023.

De otro modo, aquellas personas jurídicas o entidades sin personería jurídica o similares constituidas a partir del 1 de junio de 2023, contaran con un periodo adicional de dos meses una vez se encuentren inscritos en el Registro Único Tributario – RUT o en el sistema de identificación de estructuras sin personería jurídica – SIESPJ.

Por último, el reporte de información en el RUB deberá remitirse a través de los mecanismos que disponga la Administración Tributaria para tal fin. Actualmente la DIAN ha informado que tal reporte de información deberá tramitarse a través del sistema informativo de la Entidad, diligenciando y cargando los formatos 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”.