Facturación electrónica en el punto de venta. ¿Es viable sustituir el papel por canales digitales?

Recientemente, ha cobrado especial relevancia el interés de los contribuyentes en reducir el uso de papel en los puntos de venta, mediante la implementación de sistemas que eliminen la impresión física de la factura o del documento POS y la sustituyan por mecanismos de acceso digital.

Un ejemplo de este modelo ya ha sido implementado por reconocidas cadenas minoristas en Colombia, en las que el cliente recibe un ticket informativo con un código QR. Dicho documento no constituye, en sí mismo, el soporte fiscal, sino un mecanismo de acceso que permite al adquirente consultar y descargar la factura electrónica debidamente validada.

Ante esto, surge la pregunta: ¿es esta práctica una alternativa viable y legalmente segura para otros sectores económicos?

Desde una perspectiva jurídica, resulta necesario aclarar que esta estrategia no implica la eliminación de la factura electrónica. El artículo 5.º de la Resolución 0165 de 2023 (compilado en la Resolución 227 de 2025), en concordancia con los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario, es claro al definir la obligación de expedición:

"ARTÍCULO 5o. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La expedición de la factura de venta, documento equivalente o documento equivalente electrónico, comprende su generación, transmisión, validación y entrega, física o electrónica al adquirente cuando corresponda, por todas y cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios al momento de efectuarse estas. La expedición de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el Título 5 de la presente resolución, conforme con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario."

(Subraya y negrita fuera del texto original)

La disyunción "física o electrónica" empleada por la norma permite concluir que el marco regulatorio reconoce expresamente que la entrega puede realizarse por vía electrónica, sin que sea exigible su materialización en papel. En consecuencia, un sistema de ticket con código QR que enlace directamente a la factura validada constituye un mecanismo de entrega electrónica válido, lo que permite prescindir de la impresión física del documento, siempre que se garantice el acceso efectivo al adquirente.

Ahora bien, más allá de posibilidad que nos concede la norma, es importante tener en consideración lo siguiente: en primer lugar, el sistema debe ser idóneo y suficiente para garantizar la entrega electrónica de la factura al adquirente, aun cuando se haya emitido al NIT genérico de consumidor final. En el evento en que el sistema falle y no permita el acceso a la representación digital de la factura, quedaría en entredicho el cumplimiento del deber de entrega y, con él, la expedición misma del documento.

En segundo lugar, en cuanto a la vigencia del acceso por QR, si bien la norma tributaria no fija expresamente un plazo durante el cual el enlace deba permanecer activo, el artículo 46 del Código de Comercio establece la obligación de conservar los libros y documentos comerciales por un término mínimo de diez años, lo que constituye el referente aplicable para exigir al proveedor tecnológico la disponibilidad continua de los documentos durante dicho período o precisar cual será el perio

Por último, se debe aclarar que este procedimiento no sustituye el deber de entregar la factura al correo electrónico suministrado por el adquirente, obligación que se desprende del mismo artículo 5.° citado, cuando el adquirente provee ese dato al momento de la venta. Es igualmente recomendable que, si el cliente lo solicita de manera explícita, sea posible entregar en el punto de caja una representación en papel de la factura. En términos generales, el procedimiento no debe convertirse en un obstáculo para el acceso a la factura cuando esta sea requerida por el adquirente a través de cualquier canal.

De todo lo anterior, se puede concluir que la sustitución del ticket físico tradicional por sistemas de entrega electrónica a través de códigos QR es una alternativa viable bajo el ordenamiento jurídico actual, siempre que se trate de un sistema robusto, íntegro y que no sacrifique la entrega efectiva del documento.

La clave del éxito en esta transición radica en la solidez tecnológica que soporte la operación. En ese sentido, las organizaciones que decidan avanzar hacia este modelo deberán garantizar que su infraestructura digital cumpla adecuadamente con las exigencias del régimen comercial y tributario, con el fin de prevenir eventuales contingencias legales y operativas.